Teamaufbau und Recruiting mit System

Zum Thema Teamaufbau gibt es sicherlich schon etliches zu lesen und vieles von dem ist auch für mich eine Art „Anleitung zum glücklich sein“ gewesen… zumindest auf den ersten Blick. Wie oft im Leben klaffen Theorie und Praxis zum Teil mehr als weit auseinander. Und ich kann von mir und meiner Zeit aus sagen, seitdem ich Teams aufbauen darf, dass diese Disziplin eine der herausforderndsten ist im Management oder Unternehmertum.

Warum es so wichtig ist, eine gute Planung durchzuführen?!

Gerade in der Startup-Phase von Einzelkämpfern und Kleinunternehmen geht es oft rasant. Die Idee ist auf die Straße gebracht, die ersten Kunden kommen an Bord und der Kunde darf bedient werden. Natürlich ist dies nicht das Ende. Jeder Unternehmer oder Selbständige hat logischerweise Wachstum auf dem Ziele-Zettel stehen.

Zwei Optionen: skalieren über digitale und IT-Systeme und/oder – was in den allermeisten Fällen vonnöten ist – ein Team aufbauen, das hilft, das bereits erreichte Wachstum zu sichern (wird oftmals unterschätzt) und das geplante Wachstum gezielt zu erreichen und immer weiter auszubauen.

Wie sieht jetzt an dieser Stelle eine gute Planung genau aus?

Hier kommen wir zwangsläufig nicht an Begriffen wie Aufbauorganisation und Ablauforganisation einer Unternehmung vorbei. Mit den bereits existierenden Prozessen (den Ist-Prozessen) fangen wir an. Diese skizzieren wir und unterteilen sie in sogenannte Hauptbereiche (thematisch zusammengehörende Aufgabenabfolgen) sowie Unteraktivitäten, die zur Hauptaufgabe gehören. Einfacher gesagt: Hauptprozess, Nebenprozess, benötigte Hilfsmittel.

Steht dieser Ist-Prozess gleichen wir diesen mit dem Soll-Prozess ab. Dieser gibt ein klares Bild von einer Idealvorstellung der Abläufe. Gerade in der ersten Phase eines Business werden sich hier an vielen Stellen Änderungen und Anpassungen ergeben müssen. Denn klar ist, dass von Beginn an nicht alles kleinteilig geplant und vorhergesagt werden kann. Auch für den Soll-Prozess erstellen wir die Gliederung in Haupt- und Nebenprozess sowie die dazu benötigten Hilfsmittel.

Schon mal was von einer prozessorientierten Stellenbeschreibung gehört?

Erst wenn der angestrebte Wunschprozess – im Regelfall eine erfolgversprechende Mischung aus Ist- und Sollprozess skizziert ist, sind wir in der Lage, uns über sinnvolle und der Realität nahekommende Stellenbeschreibungen zu machen.

Herzlichen Glückwunsch, wenn du an dieser Stelle bist bzw. diesen Schritt auch wirklich vorher gemacht hast. Ich kann dir aus meiner Erfahrung sagen, dass mir dieser Schritt – hätte ich ihn vorher so ausführlich gemacht – sehr viel Zeit gespart hätte und viel Unmut auf Seiten des Teams und der Geschäftsleitung hätte vermieden werden können.

Denn du weißt nun glasklar, wie deine Prozesse im Unternehmen gestaltet sind. Aus den Prozessen in den einzelnen Unternehmensbereichen heraus ergibt sich eine Aufbauorganisation, die unabdingbar ist, um ein Unternehmen aufzubauen und von Beginn an eine professionelle Vorgehensweise an den Tag zu legen.

Was haben nun Prozesse und Unternehmensaufbau mit dem Thema Teamaufbau zu tun?

Egal, ob aus Bewerbermangel oder aus sonstigen Gründen… in der Regel ist der Personalverantwortliche – sofern es diesen überhaupt gibt – froh, wenn er eine Stelle besetzt hat. Oftmals werden Personen eingestellt, die nur zu einem gewissen Teil den realen Anforderungen, die an sie im Job gestellt werden, entsprechen. Und genau da beginnt das Dilemma. Anspruch und Wirklichkeit klaffen auseinander. Das Teammitglied fühlt sich nicht wohl, weil er nicht zu 100% genau weiß, was er machen soll. In einigen Fällen entspricht die Anforderung nicht seinem Wissen und seinen Fähigkeiten. Der Unternehmer ist kurzfristig glücklich -mit einer sogenannten Pflastermentalität- , weil die Stelle besetzt ist, mittelfristig wird dieser jedoch immer unglücklicher, weil er mit dem neuen Teammitglied nicht wirklich weiterkommt.

Insofern gilt es für mich seit Jahren als eisernes Gesetz, dem Bewerber sehr klar aufzuzeigen, was von ihm erwartet wird und welche Fähigkeiten er mitbringen darf, um in seinem zukünftigen Job auch zur Zufriedenheit aller performen zu können.

Diese zunächst mal rein technische Betrachtung stellt natürlich nur die halbe Wahrheit dar. Es gibt neben Qualifikationen, Kenntnissen und sonstigen „hard skills“ natürlich auch die sogenannten „soft skills“ wie Teamfähigkeit, persönliche Werte, Engagement und Motivation, die ein zu deinem Unternehmen passenden Bewerber auch wirklich zu einem solchen werden lassen… oder eben auch nicht. 

Ich selbst habe in meiner gesamten Zeit in Führungspositionen recht viele Personen eingestellt und mittlerweile eine Art Checkliste angelegt, die mir dabei hilft, Unklarheiten erst gar nicht aufkommen zu lassen und „Fehleinkäufe“ so gut es geht zu vermeiden. Denn jeder Fehltritt – egal ob für den neuen Teamer oder für das Unternehmen – kostet Geld und Zeit. 

In diesem Sinne wünsche ich dir auf Ewigkeit gute Entscheidungen… denke jedoch dran, der Fisch stinkt meistens vom Kopf. Will heißen: Mach deine Planung und Vorbereitung richtig und umfassend!